第一次值班就“捅了娄子”

文/ 杨乐

插画：阿龙

八年前，我毕业后到乡镇党政办工作，没想到因为值班电话没接好而出了差错。那是报到的第二天，其他人都被安排去村里开展精准扶贫，办公室留下我一人值班，负责接听电话、做好来访人员接待等。

不一会儿，电话铃声响了起来，电话那头有人焦急地询问：“我们家田都干了，说好下午抽水，怎么到现在还没动静？”由于对农村的很多情况不熟悉，对镇里各部门职能也不了解，我想都没想直接答复：“什么抽水？不知道。您等会儿再打过来吧！”

没多久，电话又响了起来。这次是市政府办公室的会议通知。当时我没有一点作记录的想法，心说，“这点事情还怕记不住”，也没放在心上。

那天在忙碌中度过。主任一回来，我就赶紧汇报。先报告镇领导需要参加的会，接着还有其他几件事。主任问，就这些？我想了想，说道，噢对，还有人询问抽水的事，应该和咱们办公室没关系。

主任非常严肃地说：“这件事很重要！今年天气炎热，最近这段时间镇里一直在协调抽水的事，下午5点多水就可以送到农户田里，你没有及时告知大家，不知他们有多着急呢！”我一看表，还有点时间，赶紧联系农办，并翻到那位村民的来电号码，作了解释。主任说：“群众的事最重要，凡有群众来电，一定问清事由、做好登记，对应找到分办的负责人，及时汇报情况。”

万万没想到，第一次值班犯的错还不止这一个！第二天，我们突然接到分管镇领导的电话。原来，分管镇领导到市里参会，发现会场同时摆了镇主要负责同志的座签，一问才知道镇主要负责同志和分管镇领导均应参会，我转述会议通知时给漏掉了……

从那天起，我认真反思，对每一个工作都再不敢疏忽。我手边会随时带着一个记录本，每一次来电，都详细记录来电时间、来电人姓名、单位以及事由，学习同事们的好经验，把握好交谈时的语气和方法，及时汇报沟通，做到忙而不乱，需要与别人交接时，把工作详细介绍清楚。

（作者单位：湖北应城市委办公室）

一次“打肿脸充胖子”的办会

文/ 彭涛

插画：阿龙

七年前，我从乡镇调到县委办公室工作后不久，领导就安排了一个紧急会议。

很快我就做好了方案，没想到送签时直接被领导的两个问题搞得哑口无言。第一个问题是：会议时间、地点是否与其他会议有冲突？第二个问题是：这次参会单位较多，是否有遗漏？我赶紧回来核对，果然，会议室早已被其他部门预约，参会单位也漏了一个。

最尴尬的还是我“打肿脸充胖子”，觉得自己完全搞得定，压根儿没请同事帮忙。距离会议召开的时间原本就紧张，我还要打电话通知、准备开会用的材料、布置会场……简直是手忙脚乱。

会议终于正式召开。正在这时，一位领导朝我招了招手，原来是材料被水浸湿了，想换一份新的。我脑袋里嗡的一下，一个劲儿后悔怎么就没想到多备几份材料，赶紧跑回办公室去打印。

等我气喘吁吁赶回来时，第一个议题已经研究完了……“糟了，还有会议记录！”我的心直往下坠，怕是会议纪要也要“开天窗”了。幸好一位领导的记录做得很全，我从他那里抄来漏掉的部分，这才勉强完成了任务。

后来，我有幸先后到市里、省里有关单位顶岗学习和挂职锻炼，也参与筹办了各类会议，对办会又有了更深刻而清晰的认识。

会前做足准备是办会的关键。拿会议方案来说，需要尽可能详尽，充分考虑会议的类型、时间、地点、参会单位、人员、议程、注意事项等，每一项都要核准，方便领导决策。需要注意的是，要确保会议安排合理，严控会议时长和参会人员规模。接下来是会场布置，桌椅、座签如何摆放，是否需要使用多媒体、话筒等，都需要考虑进去，通讯、保密等设施也要保障到位。

准备就绪，接下来就是正式开会。这时需要做好会议记录，尤其是对领导脱稿讲话和会议议定事项需要格外留意。各种突发状况，如果会前就能一一想到并有预案，解决起来才能应对自如。

会议结束，还需要检查会场，看看有无资料遗落等情况，以防万一。之后，根据会议记录抓紧拟写会议纪要。如果考虑更长远一些，还要跟踪督办议定事项，及时向领导反馈落实情况。至此，办会才算善始善终。

（作者单位：四川北川县政府办公室）