公文是各级开展各项工作的重要依据，所以在写作过程中，所涉及的实例必须以实际的情况为依据，不能有任何的夸大或缩小，更不能歪曲和捏造事实。试想，如果上行文请示情况不真实，上级一旦发现，以后要再请求上级解决或批准事项就较为困难。如果下行文通报情况不实，下级一旦知道，很容易挫伤部属的工作积极性和主动性，不利于各项工作的开展。
公文要求运用最准确、最精炼的语言来表达发文机关的真正意图。只有将发文机关的真正意图如实地传达，才能顺利地贯彻执行或及时得到批复。公文一旦出现不准确、含糊、混乱，发文机关的意图就不能很好地为受文者所理解，从而在依照办理公务时就会消耗更多的人力和物力，而上级在根据获取的有关信息也可能会做出错误的决策。要做到公文的语言表达准确应从以下三个方面着手：
如果要表明某一事物的属性，只有一个最恰当的名词；要描写它的发展，只有一个最准确的动词；要形容它的状态，只有一个最贴切的形容词。这话可能并不完全适用于文学创作，但是对于公文写作要求倒是非常切合的。公文写作必须在选词用语上下功夫。辟如，拟写通知对下级提要求时，有“遵照”、“按照”、“参照”等词，它们所表达的轻重程度是不一样的。同为结果则有“后果”、“成果”、“结果”、“效果”，但它们所表示出来的含义却褒贬不一；“光荣”、“荣誉”、“殊荣”意义相近，用法显然不同。在政府的政策法规性公文中，更是要狠下功夫，逐字逐句都要仔细斟酌，务必做到确切，无懈可击，不然因一字或一词之误导致公文某一关键点含混不清，或可作歧义解释，则具体执行者对文件精神吃不透，把握不定，或各人按自己理解实施，结果一个政策，多种抓落实，各单位都有自己的版本，则可能为祸之烈，猛过于虎了。
其中包括造句合乎现代汉语普通话的语法规范以及符合事物的发展规律两方面。否则就会令人费解，不知所云，贻误工作。如某武警总队向其总部写了一份报告，标题为“参与‘12·8’ 劫持人质事件的情况报告”，此标题意为武警官兵去劫持人质了，并且还公然地向上级报告，这显然有违武警的职责使命。这是由于语句不完整造成的，缺少了关键词“处置”二字。正确的应该是“关于参与处置‘12·8’劫持人质事件的情况报告”。公文语言中应以典型的书面语为主。公文代机关立言的性质决定了公文语言应当使用规范的书面语言，尽量避免口语，忌方言土语，因为方言土语不具备通识性、共用性，会妨碍公文信息的准确传达和交流，容易导致误解甚至错误，同时也严重影响了公文的庄重严肃。
在中国近代史上曾有这样一个真实的故事：1930年，蒋介石、阎锡山、冯玉祥混战中原，冯、阎拟联合阀蒋，准备在河南沁阳会师。冯玉祥部下一参谋在起草作战命令时，误将“沁阳”写成“泌阳”，而在河南镜内恰巧有一“泌阳”。导致冯军误入了泌阳，错失有利时机，致使联合作战以失败告终。史称“败在一撇的战争”。因此，我们在公文写作时，必须做到小心谨慎，尽可能避免此类疏忽错漏的现象。
具体要求为结构严谨，布局合理，不搞前后呼应，也不随意穿插。当公文主旨确定之后，要抓住其主要事实，主要矛盾。绝不可不分轻重主次，平均着墨，甚至本末倒置。每一份公文要解决什么问题，必须先确立一个中心，然后围绕这个中心去组织材料。除综合性报告外，其它文种一般都是“一文一事”，特别是请示，在行文规则中明确规定：“请示必须一文一事”。这样既便于承办，又便于立档归案，有效地缩短行文篇幅。如若一文数事，极有可能形成“多中心”，受文者难以领会，进而影响行文目的。
具体从以下三方面考虑：一是通过概括、简称来达到文字精练。这需要我们平时练字练句，通过多读、多写、多改、善悟等逐步提高。二是适当使用单音节的文言词达到文字简洁。为了使自己的公文显得简洁、精练，常使用一些单音节文言词。如“望、希、按、拟、须、悉、兹、系”等等，长期以来保持着丰富的表现力，其中不少还完全融入了现代汉语中，适当使用这些文言词，可以使语意贯通，文句自然，妥帖而又精练。三是注意使用习惯用语达到文字简约。公文写作中，长期以来形成了一套常用的事务性词语，如某些文言词语、特定用语等，这些词语结构较稳定，位置较固定，使用较规范，人们称为习惯用语。如开端用语：为、为了、据、根据、由于、鉴于、兹、兹定于等；如表态用语：同意、准予、照办、执行、不宜等等，恰当地运用习惯用语，可使公文结构紧凑，过渡自然，文字简洁，准确地表现发文机关与受文单位的关系。
在公文写作中，有些用文字描述太过繁冗的事物特征介绍，倘若能列举数字进行说明，则不仅能让受文者更容易了解表述内容，还能让行文简洁凝练，说服力强。图表显示内容集中、条理分明，也能让人一目了然。
缩略语是语意的高度概括和浓缩，含义明确，使用相对规范。在长期的使用过程中，表现出了强大的生命力。例如“三个代表”、“四项基本原则”、“两个确保”，这些既概括精炼，为大家所熟知便于记忆，又能避免徒增笔墨，浪费篇幅。
制发公文的主要目的是用来指导工作或是为处理相关问题提供依据。其所承载的内容，一般关系到具体工作或政策法规，因此其行文无需追求跌宕起伏，只要简洁明了、通俗易懂，能使受文者尽快理解。否则，就会失去原有的本色信息，严重的甚至延误工作。因此在公文写作中，以叙述、说明、夹叙夹议为主要表达方式，尽可能避免描绘性语言行文，要用平实的语言直述事实和讲清道理。做到朴实无华而不崇尚辞藻华丽，严肃得体而不虚夸矫情，语气平稳而不大起大落，始终保持不含不隐，不张不扬，客观冷静，平铺直叙的风格。
公文写作语言从修辞手法上讲，以消极修辞为主，少用或不用积极修辞。消极修辞是指以明确、通顺、平匀、稳密为标准的语言调整。比如，排比、对比、对偶、引用、设问、借喻。积极修辞是为追求形象、生动、新鲜、活泼的表达效果而对语言作出的积极修饰。比如，夸张、拟人、双关、通感、象征、渲染等等。这些积极修辞的手法在公文中很少使用，因为公文是以处理公务为目的的，讲求办事效率。因此，在语言上不讲求外在的形式美，而是追求明确、简洁、通顺、朴实而庄重的修辞效果，修饰的重点放在词语的运用和句式的调整上。
在公文写作过程中，一些人喜欢引经据典地说明问题、阐述主张，这在一定条件下是允许的，有时可以增强语言的表达效果。但是过多则会给人一种卖弄文采的感觉，往往达不到应有的效果。一般说来，引经据典只适合于领导讲话稿、调查报告等事务性文书。在通用公文中要尽量避免引经据典，尤其是那些态度严肃的文种，如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。
措辞要得体，就是指用语要与所写的公文文种体例相符。颁布政府法令应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。报请性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，以表示下级对上级的尊重；命令体公文，其用语则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现模棱两可的毛病。
行政公文文种多达十三种，而不同的文种的使用时机是不一样的。特别要注意区分有相似点的两种不同文种。如函与请示都具有请求对方帮助解决事项之义，但二者的行文方向不同，请示是上行文，函是平行文。所以选取文种一定要以制度为依据，公文写作工作绝对不允许随心所欲的，什么情况应该用什么文种，都应该根据制度来定夺。如果不明白，就应该去找依据、查制度。只有行文者严格按照制度进行公文的撰写，才能组织规范的行文语言，才能写出切合制度要求的公文。
公文在长期用于处理公务活动过程中，逐渐形成了一些相对固定和规范的公文专用语。表态用语：如“同意、准予、禁止、切勿、务必”等；引述用语：如“最近（近期、近段时间以来）、根据（依据）、为了（为）”等；结尾用语：“特此函告、当否，请批示、以上事项，呈请上级批准。”等。这些专用语言简意赅，简洁明了，使用位置相对固定，便于传达公务中的相关事宜，容易为人们所领会，便于受文者理解接受，具有较强的生命力，在公文语言的运用中起着重要的作用。恰如其分地运用这些公文专用语，更能显示出公文的庄重得体，规范严谨。
作为一名合格的公文写作者，要想使自己熟练掌握公文写作的一般技巧，就需要自己在平时的公文写作中多多观察，留心各大机关所印发的文件、材料，揣摩其中的语句使用，平时注重积累其中的规范用语，全面、细致地理解和掌握公文写作的一般要求。对于规范和要求极为严格的公文写作，主要的学习和掌握方法就是多看多写，在从事公文写作的初期，可以尝试着模仿，就像练习书法初期的临摹一样，必须要对照着现有的规范，然后在实际写作中不断规范自己的公文，从而锻炼和提升自己的公文写作水平。
（来源：科教导刊）
