山东女子学院档案利用制度

为了有效地利用所藏档案，更好地为学校与社会服务，根据档案法规和有关政策并结合我校实际，制订本办法。

一、我校综合档案室提供利用档案的方式有：查阅、摘录、复制（复印、扫描、拍照）、借阅、电话及信函（包括电子邮件）查询等。凡利用档案者，均应按照我校综合档案室规定办理相应利用手续，填写《档案利用登记表》。

二、利用开放范围的档案、个人查阅本人档案者，凭本人合法证件（身份证、工作证、学生证等）或单位介绍信，即可查阅。

三、利用未开放范围的档案，规定如下：

1.秘密级以下（含秘密级）档案：查阅本部门或本课题组形成的档案，只需持本单位或课题负责人开具的介绍信即可办理；若查阅其他部门和课题组的档案，需经立卷部门和课题组负责人审批，方可办理。

2.机、绝密级档案：凡校党委、行政重要会议记录、专案材料，组织、人事方面的档案和其他机、绝密级的档案，按照管理权限，必须经有关职能部门负责人审核同意；科研档案由项目（课题）负责人、科研处处长或主管校领导指定的直接需要人查阅。

四、外国人或者外国组织利用我校综合档案室档案，须经学校领导批准。

五、利用档案一般只限在档案查阅室查阅和复制。如特殊情况确需借出时，须经档案工作人员同意，并办理借出手续。借出档案应及时归还，一般不得超过一周。因故不能按期归还者，应向档案人员说明情况，并办理续借手续。

六、学校重要档案如基建档案，确需借出利用的，须持利用单位的介绍信，并经有关领导和办公室主任批准，严格履行借阅手续，限期归还。

七、利用者利用档案时，应严格遵守档案室的有关规定。不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或擅自抄录、复制和公布档案，违者要追究法律责任。

八、我校综合档案室负责档案的复制（复印、扫描、拍照），并按规定合理收费。一般档案的复制，需工作人员同意，重要的须经办公室主任或有关领导批准。

九、对于重要、珍贵的档案，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经学校主管领导批准。

十、对查阅完毕的档案，工作人员须认真清点，检查无误后方可签收。利用者应按要求填写《档案利用效果登记表》。