山东女子学院档案利用制度

发布时间:2012-09-27文章来源:本站原创 浏览次数:

山东女子学院档案利用制度

为了有效地利用所藏档案,更好地为学校与社会服务,根据档案法规和有关政策并结合我校实际,制订本办法。

一、我校综合档案室提供利用档案的方式有:查阅、摘录、复制(复印、扫描、拍照)、借阅、电话及信函(包括电子邮件)查询等。凡利用档案者,均应按照我校综合档案室规定办理相应利用手续,填写《档案利用登记表》。

二、利用开放范围的档案、个人查阅本人档案者,凭本人合法证件(身份证、工作证、学生证等)或单位介绍信,即可查阅。

三、利用未开放范围的档案,规定如下:

1.秘密级以下(含秘密级)档案:查阅本部门或本课题组形成的档案,只需持本单位或课题负责人开具的介绍信即可办理;若查阅其他部门和课题组的档案,需经立卷部门和课题组负责人审批,方可办理。

2.机、绝密级档案:凡校党委、行政重要会议记录、专案材料,组织、人事方面的档案和其他机、绝密级的档案,按照管理权限,必须经有关职能部门负责人审核同意;科研档案由项目(课题)负责人、科研处处长或主管校领导指定的直接需要人查阅。

四、外国人或者外国组织利用我校综合档案室档案,须经学校领导批准。

五、利用档案一般只限在档案查阅室查阅和复制。如特殊情况确需借出时,须经档案工作人员同意,并办理借出手续。借出档案应及时归还,一般不得超过一周。因故不能按期归还者,应向档案人员说明情况,并办理续借手续。

六、学校重要档案如基建档案,确需借出利用的,须持利用单位的介绍信,并经有关领导和办公室主任批准,严格履行借阅手续,限期归还。

七、利用者利用档案时,应严格遵守档案室的有关规定。不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造或擅自抄录、复制和公布档案,违者要追究法律责任。

八、我校综合档案室负责档案的复制(复印、扫描、拍照),并按规定合理收费。一般档案的复制,需工作人员同意,重要的须经办公室主任或有关领导批准。

九、对于重要、珍贵的档案,一般不提供原件使用。如特殊需要,须经学校主管领导批准。

十、对查阅完毕的档案,工作人员须认真清点,检查无误后方可签收。利用者应按要求填写《档案利用效果登记表》。

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